پاورپوینت طرح مستندسازی و اصلاح فرآیندهای وزارت ف.و. ا. ا.پاورپوینت طرح مستندسازي و اصلاح فرآيندهاي

— پاورپوینت شامل تصاویر میباشد —-

اسلاید ۱ :

مبانی ناظر بر اجرای طرح

۱- سیاست های برنامه تحول اداری

درتصویبنامه شماره ۴۵۰۹/۲۶۰۷۵ مورخ ۸/۲/۱۳۸۱ هیأت وزیران در برنامه هفته تحول اداری، سیاست‌های اجرای برنامه (به عنوان معیار ممیزی) شامل موارد زیر می‌باشد:

۱- بکارگیری نظام‌های مکانیزه در دستگاه‌های اجرایی با هدف تسریع و تسهیل و ارتقاء سطح کیفیت خدمت

۲- بکارگیری فنون و روش‌های نوین اداری

۳- ایجاد شفافیت و زمان‌بندی مراحل انجام کار در ارایه خدمات به مردم

۴- جلب رضایت شهروندان و ارباب رجوع

۵- ایجاد نظام اطلاع‌رسانی مطلوب در جهت تسهیل دسترسی مردم به اطلاعات مورد نیاز خود در نظام اداری

اسلاید ۲ :

۲- قانون برنامه چهارم توسعه

در ماده ۱۴۲ قانون برنامه چهارم توسعه، محورهای بازنگری و مهندسی فرآیندهای شامل موارد زیر می‌باشد:

۱- افزایش پاسخگویی دستگاه‌های اجرایی در مقابل مردم (رضایت و تکریم ارباب رجوع)

۲- افزایش سطح کیفی خدمات

اسلاید ۳ :

۳-‌ دستورالعمل مستندسازی و اصلاح روش‌ها

     در دستورالعمل نحوه مستندسازی و اصلاح روش‌های انجام کار که در اجرای مصوبه ۱۸۵۴۰/۱۳ط مورخ ۸۱/۲/۱۰ شورای عالی اداری تهیه و ابلاغ گردیده است، الگو و روش مستندسازی و اصلاح فرآیندها شامل موارد زیر می‌باشد:

۱-۳-مستندسازی روش‌ها، مشتمل بر:

– عنوان روش

– خدمت‌گیرندگان و خدمت‌دهندگان (متصدیان اجرای روش)

– مدارک و اطلاعات و فرم‌های مورد عمل

– شرح مراحل انجام کار

-مسؤولیت‌ها و اختیارات عوامل اجرایی

– قوانین و مقررات

– نوع فناوری مورد استفاده در اجرای روش

– مدت زمان انجام کار

– نمودار گردش کار (با علایم تعیین و استاندارد شده)

–

اسلاید ۴ :

۲-۳– اصلاح و بهبود روش‌های انجام کار، مشتمل بر:

– الویت‌بندی اصلاح روش‌ها (براساس تعداد مراجعین، فراوانی و اثربخشی آن)

– انجام مطالعه به منظور احصاء مشکلات و ارایه طرح در جهت کاهش مراحل و زمان انجام کار

اسلاید ۵ :

۳-‌  الگوی مستندسازی فرآیندها

در این الگو که توسط بسیاری از صاحبنظران علوم مدیریت ایران مطرح گردیده است برای مستندسازی و اصلاح فرآیندها از معیارهای زیر استفاده می‌شود.

۱-‌ شرح فرآیند انجام کار (با مشخص نمودن متصدی انجام کار) در فرم مخصوص

۲-‌ ترسیم نمودار گردش کار (با علائم استاندارد نظیر: ™ عملیات  £ کنترل        بایگانی     جابجایی  ])

۳-‌ زمان‌سنجی مراحل کار و درج آن در فرم شرح فرآیند کار

۴-‌ با استفاده از مطالعات میدانی و بررسی دقیق فعالیت‌ها، مراحل و زمان انجام کار، مشکلات احصاء و از طریق امکان‌سنجی ادغام یا حذف فعالیت‌ها و مراحل کار، اصلاح روش در جهت کاهش زمان انجام کار صورت می‌پذیرد. همچنین از سایر فنون نظیر اصلاح طرح جا و مکان، تفویض اختیار، اتوماسیون اداری، اصلاح فرم‌ها و تقسیم کار برای اصلاح فرآیندها استفاده می‌گردد.

اسلاید ۶ :

q قلمرو طرح (فرآیندهای احصاء شده)

با توجه به هماهنگی انجام شده مرکز نوسازی و تحول اداری وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی فرآیندهای زیر بعنوان فرآیندهای الویت‌دار برای مستندسازی و اصلاح تعیین گردیده است.

معاونت فرهنگی

– صدور مجوز پروانه نشر 

– صدور مجوز تأسیس چاپخانه و حرف وابسته 

– صدور مجوز چاپ کتاب 

– صدور مجوز نمایشگاه‌های فرهنگی 

معاونت سینمایی

– صدور مجوز آموزشگاه‌های آزاد سینمایی 

– صدور مجوز پروانه نمایش ویدئویی 

– پروانه ساخت فیلم‌های سینمایی 

اسلاید ۷ :

حوزه معاونت هنری

– صدور مجوز آموزشگاه‌های آزاد موسیقی 

– صدور مجوز پنج ساله آموزشگاه‌های آزاد و هنری 

– صدور مجوز اجرای نمایش بزرگسال و حرفه‌ای 

– صدور مجوز یکساله آموزشگاه‌های هنرهای تجسمی 

 معاونت مطبوعاتی

– مجوز ورود و توزیع نشریات خارجی 

– صدور مجوز انتشار نشریه 

– دریافت پروانه فعالیت دفتر نشریه 

 معاونت برنامه‌ریزی

– صدور مجوز مراکز و موسسات چند منظوره فرهنگی و هنری

اسلاید ۸ :

محورهای اصلی بهبود فرایندها

     بطور کلی تحلیل و اصلاح فرایندها با استفاده از مبانی مطروحه و رعایت سیاستهای برنامه توسعه بر محورهای ارایه گردیده است:

۱- کاهش مراحل و مدت زمان انجام فرایند( بمنظور افزایش رضایت خدمت گیرندگان)

۲- عدم تمرکز و واگذاری امور اجرایی به واحدهای استانی و شهرستانی

۳- بکارگیری فناوری اطلاعات و اتوماسیون اداری

اسلاید ۹ :

نحوه جمع آوری اطلاعات

مستندسازی و مطالعات میدانی با استفاده از :

– مصاحبه(فهرست سوالات مشخص)

– مشاهده نحوه انجام کار

–  کنترل مدارک و مستندات، مقررات و فرمها

– بررسی فناوری اطلاعات مورد استفاده

– بررسی وضعیت استقرار و چیدمان کارکنان و واحدها

 در مرحله مستندسازی و انجام مطالعات میدانی علاوه بر مصاحبه با مسئولین و کارشناسان و مشاهده فرآیند کار در دفاتر و ادارات کل ذیربط در حوزه ستادی وزارتخانه (معاونت‌های فرهنگی، سینمایی، هنری، مطبوعاتی و برنامه‌ریزی)، ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان‌های تهران، کرمان و اصفهان نیز مورد بررسی قرار گرفته‌اند تا در صورت وجود تفاوت در فرایند کار، موارد احصاء گردد.

اسلاید ۱۰ :

اعم مشکلات و نارسائیها

بطور کلی در بررسیهای انجام شده مهمترین مشکلات و نارسائیهای طولانی شدن مراحل و مدت زمان انجام فرایندها بترتیب تاثیر آنها عبارتند از:

۱- استعلام از مراجع ذیربط بویژه حراست(وزارت اطلاعات) برای تائید صلاحیت فردی متقاضیان(پاسخ این استعلام ها ۲ماه تا یکسال بطول می انجامد).

۲- تمرکز صدور برخی مجوز ها در حوزه ستادی وزارتخانه( که مغایر مصوبه شماره ۱۸۱۵۲۶ مورخ ۳/۱۰/۸۱ شورای عالی اداری می باشد) که باعث طولانی شدن مدت زمان صدور مجوز بین ۳ ماه تا یکسال می گردد

۳- فقدان سیستم اتوماسیون اداری بین حوزه ستادی،ادارات کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان و ادارات شهرستان

۴- عدم تفویض صدور مجوزها به ادارات فرهنگ و ارشاد اسلامی شهرستان