پاورپوینت آشنايي مسؤولان دفاتر با اصول و مهارتهاي لازمه

اسلاید ۱ :

انواع سازمان از نظر نوع ساختار

 سازمان مکانیکی

(دارای ساختار تشکیلاتی و فرایندی به نسبت ثابت که در اثر برنامه ها و محیط ثابت پدید می آید.)

سازمان ارگانیکی

(دارای فرایندهای کاری پیچیده و متنوع که در اثر برنامه ها و محیط های متنوع و پویا پدید می آید.)

اسلاید ۲ :

انواع واحدهای سازمانی ازنظر وظایف اساسی

برنامه ریزی

انتخاب یک راه از میان راه ها و شقوق مختلف برای عملیات و عملکردهای آینده و تعیین راه های دست یافتن به اهداف و منابع مورد نظر

سازماندهی

ترکیب و بافتی که معلوم کند، چه فردی، چه کاری را باید با چه روشی، و در چه زمانی و هماهنگی در ارتباط با چه کار دیگری انجام دهد و چه کسی مسؤول نتایج مورد انتظار است.

هماهنگی

فرایندی که ازطریق آن، هدفها و فعالیتهای گروه های کاری یک سازمان همسو شده تا اهداف کلی به نحو مطلوب تأمین شوند.

رهبری

فراِیند اثرگذاری بر فعالیت های یک فرد یا یک گروه که در یک موقعیت معین در جهت دست یافتن به اهداف خاص، کوشش می کنند.

نظارت و کنترل

فرایندی که از طریق آن تطابق عملکرد واحد یا افراد با فعالیت های برنامه ریزی شده بررسی می گردد.

اسلاید ۳ :

نحوه برقراری ارتباطات سازمانی

حالت گفتاری ( شفاهی )

◊ تشکیل جلسه اداری، همایش اداری، دستور شفاهی، گزارش شفاهی، مکالمات روزمره

حالت نوشتاری ( کتبی )

◊ نامه های اداری، صورتجلسه ها، بخشنامه ها، دستورالعمل ها، آیین نامه ها، گزارشات کتبی

 خصوصیات: سندیت داشتن- قابلیت حفظ و نگهداری نوشته- زبان مشترک ارتباطات جامعه

   مراحل:

             ۱- مرحله تهیه مکتوب و نوشته ( آیین نگارش مکاتبات اداری )

             ۲- مرحله گردش مکتوب و نوشته ( اداره امور دفتری )

             ۳- مرحله حفظ و نگهداری مکتوب و نوشته ( اصول بایگانی )

اسلاید ۴ :

مسؤول دفتر

تعریف

      عضوی از سازمان که به عنوان دستیار یک مدیر فعالیت نموده و باید خواسته ها و نظرهای مدیر خود توجه  نموده و آنها را رعایت نماید و وقت کاری رئیس خود را برای کارهای جزیی نگیرد.

صفات کاری                                                                        صفات شخصی

رازداری و وفاداری به سازمان                                              پاکیزگی و مرتب بودن

قدرت استفاده از مهارتهای حرفه ای                                     تندرستی

قوه ابتکار و پیش قدم شدن                                                   تعادل روحی

هوشیاری و حافظه برتر                                                          نحوه صحبت کردن

وقت شناسی و قابل اطمینان بودن

مرتب بودن و سازمان دادن

قابلیت اتکاء

قدرت کارایی و اثر بخشی

قدرت آموزش دهی

اسلاید ۵ :

برخورد با کسانی که با داشتن وقت قبلی به ملاقات رئیس می آیند

– مطلع ساختن مدیر از فرا رسیدن زمان ملاقات

– لغو ملاقات در صورت تأخیر ملاقات کننده و ارایه توضیح علل لغو ملاقات و تعیین وقت دیگر

– داشتن رفتار مؤدبانه و دوستانه با ملاقات کننده تعارف روزنامه یا مجله و پذیرایی از ایشان درصورت حضور نامبرده زودتر از موعد

نحوه معرفی

– اگر هر دو هم سمت و هم سن باشند، مهم نیست کدامیک اول معرفی می شوند.

– همیشه، مرد به زن معرفی می شود.

– شخصی که معروفیت زیادی ندارد به شخص معروف، معرفی می شود.

– همیشه دوست به پدر و مادر معرفی می شود.

– شخصی که سمت پایین تر دارد به سمت بالاتر معرفی می شود.

اسلاید ۶ :

روابط با مراجعان عادی

-راهنمایی مراجعه کننده با توجه به آگاهی از وضع کار و سازمان و داشتن روحیه همکاری

–

روابط با کسانی که تلفن می کنند

– ارجاع تلفن کننده به مسؤول اصلی انجام کار

– اگر تلفن کننده با مدیر وی کار دارد و مدیر در اداره حضور ندارد با توجه به اهمیت کار، می توانید او را به مرجع صلاحیتدار دیگری معرفی نموده و یا پیام او را برای مدیر ثبت نموده و موعد دریافت پاسخ را مشخص نمایید.

– در اختیار گذاشتن اطلاعات مورد نیاز تلفن کننده با در نظر گرفتن سیاستهای سازمان

–  شمرده صحبت کردن، با حوصله بودن، دقت در کاربرد کلمه ها و داشتن روحیه همکاری

انتقادها و پیشنهادها

اسلاید ۷ :

مراحل گردش نامه

.۱دریافت

.۲تفکیک

.۳ثبت

.۴توزیع

.۵ارسال

.۶پیگیری

تعریف دبیرخانه

        محلی که در آن، کلیه عملیات مربوط به دریافت، ثبت، تفکیک، توزیع، پیگیری و ارسال نامه های اداری صورت می گیرد و شامل وسایلی همانند:( دفتر اندیکاتور، مهر ورود و ساعت، دفتر اندیکس، دفتر ارسال نامه ها و راهنمای سیستم گردش نامه ها ) می باشد.

اسلاید ۸ :

عملیات مربوط به دریافت و تفکیک نامه ها و سایر موارد حاوی اطلاعات

۰مسؤول دبیرخانه برای نامه های سفارشی پستی و یا نامه های سازمانها و شرکتها که توسط پیک یا نامه رسان آورده میشود، رسید می دهد.

۰نامه های خصوصی و شخصی، نباید باز شوند و مستقیم برای گیرنده آن فرستاده میشود.

۰نامه های محرمانه و مهر و موم شده، مسیر خاص خود را طی می کنند.

۰نامه های اداری در دبیرخانه باز میشود، محتویات آن بررسی میگردد و اگر ضمایمی دارد به آن پیوست میشود.

۰هنگام خالی کردن پاکتها باید دقت شود که چیزی در آن باقی نماند، همچنین در صورتیکه آدرس فرستنده، فقط روی پاکت نوشته شده باشد، لازم است تا آن را ضمیمه نامه نمود.