پاورپوینت مديريت اسناد و بايگانی

سلاید ۱ :

مدیریت امور دفتری:

مجموعه اصول و روشهایی است که ناظر بر دریافت و ثبت، تهیه و صدور نامه های اداری می باشد و موجب هماهنگی، کنترل و بهبود روشهای گردش نامه های اداری در کلیه سطوح سازمانی می باشد.

امور دفتری یا سیستم گردش نامه های اداری

دریافت،ثبت، ارجاع ،پیگیری وصدور می شودو هر کدام از مداحل مذکور نیز از اقدامها و مراحل جزیی تری برخوردارمی باشد.      

اسلاید ۲ :

دبیر خانه:

دبیرخانه و دفاتر مدیریتها به عنوان واحدهای مسئول امور دفتری انجام وظیفه می نمایند و در واقع مرکز کنترل و هماهنگ کننده سیستم اموردفتری و گردش نامه های اداری می باشد.

اسلاید ۳ :

نامه های اداری:

یک وسیله مکتوب اداری است که در اجرای وظایف اداری تهیه و یا دریافت می شود. از ارکان نامه های اداری می توان به شماره، تاریخ و امضاء اشاره کرد. نامه های اداری که فاقد سه مشخصه فوق باشد در دفاتر و دبیر خانه ها ثبت نمی شود و برای اصلاح بازگشت داده می شود.

اسلاید ۴ :

انواع نامه های اداری از نظر علوم اداری:

۱- وارده          ۲- صادره 

.۱ شخصی

.۲ اداری

.۳ محرمانه

               ۱- محرمانه   

               ۲- خیلی محرمانه

               ۳- سری

               ۴- کلی سری 

اسلاید ۵ :

انواع نامه های اداری از نظر امور دفتری

دسته نامه های بازگشتی یا عطفی،پیرو وابتدا به ساکن تقسیم می شود.

اسلاید ۶ :

عوامل سازماندهی مدیریت امور دفتری:

.۱کارکنان با تجربه وآموزش دیده.

.۲تعیین نوع نظام و سیستم مدیریت امور دفتری

.۳تعیین خرده سیستمها و روشهای کاری

.۴تعیین مکان مناسب با نوع دبیر خانه

.۵تعیین ابزار و وسایل مناسب با نوع دبیر خانه 

.۶تعیین و تهیه دستورالعملها و راهنما های لازمه

.۷تعیین دفاتر وفرمهای کنترل کننده مشخص و معین

اسلاید ۷ :

عناوین شغلی دبیر خانه ها در نظام متمرکز امور دفتری

.۱رئیس دفتر یا دبیر خانه 

.۲معاون یا دستیار رئیس دفتر یا دبیر خانه

.۳مسئول ثبت نامه ها یا دفاتر ثبت وصدور نامه ها

.۴مسئول جمع آوری و توزیع نامه ها

اسلاید ۸ :

تفکیک نامه ها در مدیریت امور دفتری:    

vعادی

vبازکردنی

vقابل کنترل

اسلاید ۹ :

نامه های باز نکردنی: 

.۱نامه های خصوصی و اداری وپژه

.۲نامه های باز شدنی

اسلاید ۱۰ :

فرم کنترل نامه:

مشخصات نامه های ارسالی وکلیه واحدهای مربوطه را همراه با مهلت اقدام برای گیرندگان مشخص می نماید.